Kādas ir dažādu veidu dokumentu saglabāšanas prasības?

Uzņēmējdarbības ieraksti bieži ir jāglabā korporācijas sekretāram vai maza uzņēmuma īpašniekam reģionālo un valsts tiesību aktos noteikto laiku. Iemesls ir tāds, ka klienti un citi var iesūdzēt uzņēmumu tiesā, un šie ieraksti var tikt izsaukti kā daļa no atklāšanas procesa civilprasībā. To var arī konfiscēt valdība saistībā ar kriminālprocesu pret uzņēmuma īpašnieku vai uzņēmumu. Daži uzņēmējdarbības ieraksti ir jāglabā neierobežotu laiku saskaņā ar dažu jurisdikciju likumiem, piemēram, korporatīvajiem nolikumiem un aktiem par uzņēmumam piederošo nekustamo īpašumu. Ierakstu piemēri, kurus bieži var atbrīvoties pēc trim gadiem, ir bankas saskaņošanas paziņojumi, inventāra ieraksti un darba pieteikumi.

Pastāv arī dokumentu saglabāšanas prasības, jo tās attiecas uz nodokļu uzskaiti. Piemēram, Amerikas Savienoto Valstu Iekšējais ieņēmumu dienests iesaka nodarbinātības nodokļu uzskaiti glabāt vismaz četrus gadus pēc sākotnējās nodokļu deklarācijas iesniegšanas datuma. Bieži tiek ieteikts īpašuma nodokļa uzskaiti glabāt bezgalīgi. Citi nodokļu ieraksti, piemēram, prasība par nodokļu atmaksu pēc nodokļu nomaksas, ir jāglabā vismaz trīs gadus vai ja persona ir parādā nodokļus pēc nodokļu deklarācijas iesniegšanas. Nodokļu eksperti bieži iesaka nodokļu maksātājiem saglabāt uzskaiti septiņus gadus pēc iesniegšanas, lai nodrošinātu, ka viņiem netiks veikta nodokļu revīzija, kas var notikt daudzus gadus pēc nodokļu deklarāciju iesniegšanas.

Sagatavošanās un plānošana tiesas prāvām vai aizsardzība tiesas prāvas gadījumā ir citi iemesli, kāpēc personas ievēro standarta dokumentu glabāšanas prasības. Personām ir ieteicams uz nenoteiktu laiku glabāt noteiktus ierakstus juridiskos nolūkos, tostarp svarīgus ierakstus, piemēram, dzimšanas apliecības un adopcijas dokumentus. Bieži tiek ieteikts īrniekiem paturēt īres līgumus, līdz beidzas noilguma termiņš, kas nozīmē, ka saimnieks vai īrnieks vairs nevar iesniegt prasību tiesā, pamatojoties uz īri.