Konferences zvanu var būt nedaudz grūtāk izpildīt nekā parastu sanāksmi konferenču telpā; nav klātienes mijiedarbības, nav vizuālu norādes, ko lasīt, un citu veidu, kā uzzināt, kurš runā, izņemot balss atpazīšanu. Tāpēc, piedaloties konferences zvanā, ir jāievēro pareiza konferences zvana etiķete, kas ietver visu, sākot no atrašanās vietas, kad zvanāt, un beidzot ar to, kā uzrunāt citus sarunas dalībniekus. Pievēršot īpašu uzmanību pareizai konferences zvana etiķetei, zvanītājs var izvairīties no apkaunojošām kļūmēm un tā vietā palīdzēt noritēt gludi un efektīvi.
Zvana organizētājam tikšanās jāsāk laicīgi un ar iepazīstināšanu visapkārt. Konferences zvana etiķete nosaka, ka katrs zvana dalībnieks ir jāatpazīst un jāiepazīstina, lai visi dalībnieki būtu pazīstami viens ar otru un varētu viens otru dzirdēt. Var būt noderīgi visiem dalībniekiem nosūtīt pa e-pastu vai citādi izplatīt sapulces darba kārtību ar visu zvana dalībnieku vārdiem. Sanāksmei jāsākas laicīgi. Citiem vārdiem sakot, konferences saruna ir jāvada tikpat profesionāli kā klātienes tikšanās, un organizatoriem jābūt tikpat labi sagatavotiem kā klātienē.
Konferences zvana etiķetes ievērošana attiecībā uz fona troksni, iespējams, ir vissvarīgākais paša zvana aspekts. Jāizvairās runāt pa mobilo tālruni, jo uztveršana var radīt neskaidrības un uztvert traucējošus fona trokšņus. Katram zvanītājam ir jāpiedalās zvanā no klusas telpas, kurā ir maz vai nav nekādu traucējumu. Pieņemot zvanu mājās, jāpārliecinās, ka viņu netraucē ģimenes locekļi, mājdzīvnieki vai citas traucējošas mijiedarbības un trokšņi. Šādi trokšņi var novērst visu dalībnieku uzmanību un neļaut sapulcei virzīties uz priekšu. Izvairieties arī no nevajadzīgu trokšņu radīšanas, piemēram, piesitiet zīmuli, košļājiet pārtiku vai nepārvietojieties skaļos krēslos.
Tā kā neviens konferences zvana dalībnieks neredzēs viens otru, konferences zvana etiķete nosaka, ka katrs runātājs pirms runāšanas identificē sevi. Tas ļauj izvairīties no apjukuma zvanītāju grupā un ļauj katram dalībniekam veikt precīzas piezīmes par to, ko un kurš teica. Nejaušs balss, kas runā bez identifikācijas, var radīt satraukumu un apmulsumu citiem runātājiem, un sevis identificēšana konferences zvanā ir līdzīga acu kontakta veidošanai klātienes tikšanās laikā.
SmartAsset.