Beitsa numerācija ir prakse, kurā dokumenti tiek apzīmogoti ar identificējošām rakstzīmju virknēm secīgā veidā, lai palīdzētu tām izsekot. Var izmantot tikai ciparus vai burtciparu Bates numerācijas sistēmu. Šīs prakses izmantošanai nav noteiktas metodes, un cilvēki var izstrādāt savus kodus un virknes iekšējai lietošanai. Dokumentu kolekcijas ar Beitsa numerāciju ir vieglāk pārvaldāmas, jo cilvēki var viegli identificēt dokumentus ārpus secības un citas problēmas.
Šis termins ir atvasināts no patentētas ierīces, Bates automātiskās numerācijas mašīnas, ko reiz plaši izmantoja tāda paša nosaukuma procedūrai. Šī iekārta bija zīmogs ar rullīšu komplektu, kas automātiski virzījās uz priekšu pēc katra nospieduma, ļaujot cilvēkiem apstrādes laikā apzīmogot dokumentus ar secīgiem ciparu kodiem. Cilvēki turpina izmantot zīmogus ar roku Beitsa numerācijai, un daudzas datorprogrammas arī piedāvā šo funkcionalitāti, izveidojot pastāvīgu ierakstu katra dokumenta augšdaļā vai apakšā neatkarīgi no tā, vai tas ir ģenerēts programmā vai ieskenēts no cita avota.
Ārsti un juristi, visticamāk, izmantos šo paņēmienu. Viņiem bieži ir lielas dokumentu kolekcijas, kas attiecas uz vienu lietu, un viņiem ir nepieciešams veids, kā tos izsekot. Ja dokumenti tiek pazaudēti vai noslēpti, tas var apdraudēt medicīniskās vai juridiskās lietas. Izmantojot Beitsa numerāciju, ir viegli noteikt, kad ir radusies problēma ar dokumentu kolekciju. Turklāt skaitļus var izmantot, lai izveidotu indeksu, lai atvieglotu meklēšanu dokumentos, jo var izveidot sarakstu ar ciparu atsaucēm.
Dažiem birojiem ir iekšējie kodi, ko tie izmanto kā pamatu Beitsa numerācijai, lai atvieglotu lietu izsekošanu. Viņi var izmantot defises sistēmu, kur katrs dokuments sākas ar ciparu un burtu virkni, lai identificētu lietu, kam seko atsevišķs Beitsa numurs. Advokātu birojs var izmantot kodu, piemēram, 201112, lai norādītu, ka lieta ir 12. lieta, ko uzņēmums akceptējis 2011. gadā, kam seko Beitsa numurs, lai identificētu konkrētu dokumentu, piemēram, 201112-1234, kam secīgi sekos līdz 201112. gadam. 1235. gads. Abus šos numurus var arī iekļaut rādītājā ar informāciju par atsevišķo dokumentu saturu.
Cilvēki, kas nav ārsti un juristi, var izmantot Beitsa numerāciju un var noderēt dokumentu un failu kolekciju organizēšanai. Nepieciešama konsekventa kodēšanas sistēma, un cilvēki var izmantot jebko, sākot no etiķešu izgatavotājiem un beidzot ar zīmogiem un beidzot ar dokumentu numurēšanu.