Hipotēkas apstrāde ir darbība, lai nodrošinātu, ka visi dokumenti ir kārtībā, lai hipotēkas aizdevuma pieteikums tiktu slēgts. Tas ietver pārbaudi, lai pārliecinātos, ka ir pieejami nepieciešamie dati, apkopojot visus trūkstošos datus, pārliecinoties, ka pieteikums atbilst visām aizdevuma prasībām, pārbaudīt sniegto informāciju un citādi sagatavot failu aizvērt. Hipotekārā kredīta apstrādātājs cieši sadarbojas ar pārdevēju, kurš pieņem aizdevuma pieteikumu, kā arī ar potenciālajiem aizņēmējiem. Hipotēkas noformēšana var ilgt no dažām nedēļām līdz dažiem mēnešiem atkarībā no iesaistītā aizdevuma veida. Hipotēku apstrāde notiek visiem hipotēkas kredīta pieteikumiem, tostarp pirkumiem un refinansēšanai, gan dzīvojamo, gan komerciālo.
Kad pārdevējs pieņem hipotēkas pieteikumu, tas tiek nosūtīts aizdevuma apstrādātājam. Kad aizdevuma apstrādātājs ir saņēmis pieteikumu, sākas hipotēkas apstrāde. Nepieciešamā informācija tiek izsūtīta, lai to parakstītu aizņēmējs, tiek apkopoti maksājumu veidlapas, tiek pārskatīti bankas izraksti un kredīta pārskati, lai pārliecinātos, ka aizņēmējs spēj atmaksāt aizdevumu. Daudzi dokumenti ir derīgi tikai noteiktu laiku, tāpēc hipotekārā kredīta apstrādātājs var lūgt atjauninātas jau iesniegto dokumentu versijas.
Kad visa dokumentācija būs rokā, hipotēkas apstrādātājs sagatavos failu slēgšanai. Apstrādātājs sazināsies ar īpašumtiesību uzņēmumu un pieprasīs provizorisku norēķinu paziņojumu. Šī informācija ļauj hipotēkas apstrādātājam veikt skaidras naudas aprēķinu un sniegt aizņēmējam lielumu par to, cik daudz aizņēmējs maksās vai saņems, parakstot aizdevuma dokumentus. Dažos gadījumos aizdevuma apstrādātājs iestatīs arī parakstīšanas laiku un vietu.
Lielās banku iestādes parasti nodarbojas ar hipotēku apstrādi uzņēmuma iekšienē. Mazās bankas un krājaizdevu sabiedrības bieži izvēlas līgumu hipotēkas apstrādi, kas nozīmē, ka tās iznomā šo aizdevuma procesa posmu apakšuzņēmējam. Viņi maksā noteiktu maksu, pamatojoties uz aizdevuma summu un aizdevuma veidu, nevis pastāvīgi strādā pie vairākiem hipotekāro kredītu apstrādātājiem. Tā priekšrocība ir tā, ka mazākā banka vai krājaizdevu sabiedrība maksā tikai par padarīto darbu; nemaksājot pilnas slodzes algas, pabalstus un pieskaitāmās izmaksas personāla pārstrādātājiem, ir ievērojami ietaupījumi.
Dažos gadījumos pārdevējs, kurš pieņēma aizdevuma pieteikumu, var nolīgt apstrādātājus, lai strādātu pie viņa aizdevumiem. Tā vietā, lai veiktu regulāru algu, šiem hipotekāro kredītu apstrādātājiem parasti tiek maksāta procentuālā daļa no katra aizdevuma, kas tiek slēgts. Šajā gadījumā hipotekārā kredīta apstrādātājs tiek uzskatīts par apakšuzņēmēju, kas strādā ar pārdevēju, nevis par pilnas slodzes darbinieku. Hipotēku apstrādātājs var strādāt tikai ar vienu pārdevēju vai viņš var strādāt nelielam pārdevēju lokam.