Konsulārajā rēķinā ir norādīts sūtījuma saturs un tiek apstiprināts, ka tajā nav nevienas nelikumīgas vai apšaubāmas preces. To sagatavo konsulārā amatpersona, kas strādā importētājvalsts konsulātā izcelsmes valstī. Dokuments ir uzrakstīts valodā, ko lieto importētājvalsts, lai nodrošinātu, ka muitas amatpersonas to var izlasīt un saprast, un tajā ir zīmogs, kas apliecina, ka tas ir oficiāls. Šādi dokumenti var būt nepieciešami dažiem importiem, un tos var ieteikt citos gadījumos.
Uzņēmumiem, kas sagatavo starptautiskus sūtījumus, ir nepieciešami vairāki dokumenti. Ja nepieciešams konsulārais rēķins, viņiem parasti ir jāvienojas ar amatpersonu, kura pārbaudīs sūtījuma saturu un sagatavos dokumentu. Importētāja valsts var pieprasīt izmantot īpašu veidlapu, ko var nodrošināt tās valsts konsulāts. Lai novērstu neskaidrības vai strīdus, tiek atzīmēta arī maksa, kas samaksāta par konsulārā rēķina sagatavošanu.
Muitas amatpersonas izmanto šo dokumentu, lai noteiktu atbilstošus tarifus, nodevas un citas maksas saistībā ar sūtījumu. Ir svarīgi pārliecināties, vai veidlapa ir pareizi aizpildīta. Problēmas ar konsulāro rēķinu var izraisīt aizkavēšanos dokā vai noliktavā, un tādā gadījumā sūtījums var tikt aizturēts, līdz tās tiks atrisinātas. Ar ātri bojājošām vai kritiskām precēm tas var radīt nopietnas problēmas importētājam.
Gatavojoties sūtīšanai starptautiski, uzņēmums var konsultēties ar trešās puses firmu vai advokātu, kas specializējas šajā pakalpojumā, ja tas regulāri neapstrādā šādus sūtījumus. Katrai valstij ir savas importa prasības, un, ja eksportētājs tās neizpilda, tā var būt atbildīga par klienta izdevumiem. Piemēram, ja nesaņemsiet konsulāro rēķinu, var tikt uzlikts naudas sods, kas būtu jāmaksā eksportētājam. Tāpat, ja veidlapa ir nepilnīga un dokumenti ir jāapstrādā vēlreiz, klients var saukt eksportētāju finansiāli atbildīgu par jebkādiem zaudējumiem.
Izveidojot dokumentu, tiek izgatavotas vairākas konsulārā rēķina kopijas. Tā ir jāpievieno sūtījumam kopā ar jebkuru citu dokumentāciju. Eksportētāji parasti saglabā vismaz vienu failu kopiju kā personisku atsauci, ko izmantot saistībā ar norēķiniem un citām darbībām. Viņi var nosūtīt papildu kopiju importētājam kopā ar citu informāciju par nosūtīšanu. Sūtījumam var pievienot arī kopijas glabāšanai muitā un citās pieturās pa ceļam.