Kas ir pilsētas virsgrāmata?

Grāmatvedības sistēmas izmanto virsgrāmatas, lai apkopotu saistītos kontus. Pilsētas virsgrāmata ir saistītu kontu kolekcija, kas izseko naudu, ko ienes viesnīca un kas nav daļa no darījuma, kas saistīts ar pašlaik reģistrētu viesi. Dažas viesnīcas šai virsgrāmatai izmanto atšķirīgu terminoloģiju, nosaucot to par mājas virsgrāmatu vai neviesu virsgrāmatu. Neatkarīgi no tā, kā virsgrāmatu nosauktu, standarta viesnīcu grāmatvedības sistēmās funkcija parasti ir tāda pati.

Pilsētu virsgrāmatās parasti ir vismaz četri konti. Pirmā veida konts ir izveidots privātpersonām un uzņēmumiem, kas izmanto viesnīcu sapulcēm un pasākumiem. No šāda veida klientiem iekasēto naudu apstrādā viesnīcas grāmatvedība, nevis reģistratūra. Parasti šie klienti saņem ikmēneša rēķinu vai rēķinu, kurā ir norādītas ar pasākumu saistītās izmaksas, nevis maksa par uzturēšanos viesnīcā. Kāzas, konferences, semināri un grupu sanāksmes ir tādu notikumu piemēri, kuriem šis konts tiktu izsekots virsgrāmatā.

Saskaņā ar šo pašu piezīmi, otrā veida konts apstrādā darījumus ceļojošiem vadītājiem. Ja uzņēmumam ir atvērts konts viesnīcā, kas ļauj jebkuram uzņēmuma darbiniekam uzturēties, kamēr viņi atrodas pilsētā, darījumi tiek reģistrēti virsgrāmatā kā uzņēmuma mājas konts. Grāmatvedības nodaļa parasti katru mēnesi iekasē rēķinu uzņēmumam par radītajām izmaksām.

Cits pilsētas virsgrāmatas konts parasti darbojas kā kredītkartes konts. Ja viesis maksājuma veikšanai izmanto kredītkarti, summa tiek pārskaitīta no viesu virsgrāmatas uz pilsētas virsgrāmatu, kamēr viesnīca gaida, līdz kredītkartes uzņēmums atbrīvos maksājumu. Tas atspoguļo faktu, ka viesis vairs neuzturas viesnīcā, tāpēc atvērtais konts nevar palikt reģistratūrā. Kad viesis aizbrauc, viesnīcas grāmatvedības nodaļa ir atbildīga par to, lai kredītkartes uzņēmums pārskaitītu maksājumu.

Arī tiem viesiem, kuri aizbraucot nenokārto rēķinus, summas tiek pārskaitītas uz kontu pilsētas virsgrāmatā. Grāmatvedība kļūst atbildīga par piedziņas procesa uzsākšanu pret personu vai pēc vajadzības. Tas nodrošina, ka uzdevumam tiek piešķirta viesnīcas nodaļa, kas spēj vislabāk pārvaldīt iekasēšanas procesu.