Vienkārši sakot, projekta finanšu pārskats ir dokuments, kas nosaka projekta vispārējo sniegumu, tā laika grafiku un budžetu. Daudzi uzņēmumi un uzņēmumi tos izmanto, lai izsekotu dažādu pasākumu rentabilitātei un izdevumiem, un tie ir noderīgi arī valdībām un citām organizācijām. Iesaistītā specifika parasti nedaudz svārstās atkarībā no attiecīgā projekta būtības, taču vairumā gadījumu visu pārskatu galvenie elementi ir aptuveni vienādi: visos ir norādīti, piemēram, pamata ieņēmumi un izdevumi, kā arī piešķiršanas metodes; lielāko daļu laika viņi arī nosaka vispārējos projekta mērķus un cerības, kas virzās uz priekšu. Ziņojumus bieži pieprasa ārējās puses, kurām ir finansiāla interese par aprakstītajiem projektiem, un daudzos gadījumos uzņēmumu panākumi un turpmākais finansējums ir atkarīgs no tā, vai ieguldītāji ir apmierināti ar sniegtajiem skaitļiem un statistiku. Dažkārt pārskati tiek iekļauti korporācijas lielākā gada pārskatā, ko parasti sniedz akcionāriem, taču to parasti var arī pieprasīt un publicēt neatkarīgi. Laiks parasti ir atkarīgs no projekta pabeigšanas vai, alternatīvi, no tā, kad lielie investori vēlas saņemt progresa ziņojumu.
Izpratne par finanšu pārskatiem un pārskatiem kopumā
Finanšu pārskati ir ļoti svarīgi visiem uzņēmējdarbības centieniem, neatkarīgi no tā, vai tie ir lieli vai mazi, un neatkarīgi no tā, vai tie ir vai nav gūti. Ir daudz dažādu veidu, galvenokārt tāpēc, lai tie atbilstu daudziem dažādiem mērķiem. Viens piemērs ir peļņas un zaudējumu pārskats, kas pazīstams arī kā ienākumu un izdevumu vai ieņēmumu un izdevumu pārskats; cits ir bilance vai konta bilances pārskats. Naudas plūsmas pārskats ir retāk sastopams mazākās struktūrās, un to reti veido privātpersonas.
Vairumā gadījumu īpaši projekta finanšu pārskatu unikālu padara tā apjoms. Visus trīs finanšu pārskatu pamatveidus var izmantot plaši vai konkrēti, un visus var iekļaut projekta pārskatā, ja tos izmanto, lai detalizēti aprakstītu konkrēta atsevišķa projekta perspektīvas vai darbības rezultātus.
Projekta pārskatos jāsniedz informācija
Tipisks projekta finanšu pārskats parasti ietver rakstisku stāstījumu, lai informētu lasītāju par projekta mērķiem un progresu. Šajā ziņojuma daļā tiks apspriests arī projektu pārtēriņš un problēmas, kas ietekmē finanšu rezultātus. Parasti tiek iekļauti arī ziņojumi par to, cik daudz naudas tika iegūts vai zaudēts noteiktā laika periodā, kā šis guvums vai zaudējums parādījās dažādos kontos un cik daudz naudas nāca no darbībām, kas rada ieņēmumus, ieguldījumu darbībām un aizdevumiem. Liela daļa no tā atšķiras atkarībā no paša projekta, un ilgākiem un sarežģītākiem centieniem ir nepieciešams vairāk. Tomēr iekļautie pamatelementi parasti ir diezgan konsekventi.
Ieņēmumi un izdevumi
Projektu grāmatvedībā parasti ir ļoti precīzi jāsadala ieņēmumi un izdevumi. Ieņēmumiem jābūt tieši saistītiem, piemēram, ar projektu. Vairumā gadījumu izdevumi tiks iedalīti divās plašās grupās: tiešie un netiešie izdevumi.
Tiešie izdevumi rodas tikai saistībā ar projekta aktivitātēm, piemēram, darbaspēku un projekta piegādēm. Netiešie izdevumi tiek dalīti ar citiem projektiem vai aktivitātēm. Tie ietver vadību virs projekta vadības un vairākas atbalsta funkcijas, piemēram, kvalitātes kontroli vai mārketingu.
Netiešo izmaksu sadale bieži ir nedaudz sarežģītāka. Lai gan ir grāmatvedības profesionāļu izstrādāti sadales standarti, tie var būt diskutējami. Šādu izmaksu debašu piemērs ir pareizais veids, kā sadalīt neprojekta atbalsta nodaļas vadītāja laiku ar vairākiem tehniskiem cilvēkiem, kas ir norīkoti dažādiem projektu vadītājiem kvalitātes kontrolei. Ja kvalitātes kontroles vadītājam faktiski nav jāpārskata darbinieka paveiktais darbs, vai viņam tomēr vajadzētu daļu sava laika veltīt darbinieka vadīšanai sakarā ar netiešajām izmaksām, kas saistītas ar biroja telpu nodrošināšanu, pieņemšanu darbā, apmācībām un citām ar to saistītām vadības izmaksām. Tehniskā darbinieka pieejamība projektam ir diezgan pretrunīga — dažos ziņojumos tas ir iekļauts, bet citos nav.
Lielākas darbības jomas noteikšana
Vēl viena problēma, pārskatot projekta finanšu pārskatu, ir projekta darbības jomas definīcija. Projekti bieži tiek paplašināti vai pārplānoti, vai arī tiek mainīts finansējuma līmenis. Laicīgi jāpārskata darba izziņa, kurā aprakstīti veicamie darbi, grafiks un izmaksas. Šī paplašinātā darba aktivitāte ir skaidri jānorāda projekta finanšu pārskata rakstiskajā daļā, lai varētu skaidri noteikt projekta efektivitāti un panākumus.