Vārda maiņas apliecinājums ir juridisks dokuments, kas norāda, ka personas vārds ir mainījies. Dokumentā ir sniegta informācija par vārda maiņu, un to paraksta gan tā aizpildītājs, gan persona, kas ir pilnvarota būt par šādu dokumentu liecinieku, piemēram, notārs. Zvērinātas liecības par vārda maiņu nav tas pats, kas tiesas rīkojums par vārda maiņu.
Ja kādam ir jāmaina savs vārds ierakstos bankās, koledžās un universitātēs un tā tālāk, šīm aģentūrām parasti ir nepieciešams vārda maiņas apliecinājums, lai veiktu izmaiņas. Viņi var arī pieprasīt papildu dokumentus, piemēram, tiesas izpildrakstu. Vārda maiņas pierādījums ir nepieciešams, jo šīs aģentūras vēlas pārliecināties, vai kāds nemēģina izmantot vārda maiņu krāpnieciski. Dažas aģentūras var pieprasīt, lai zvērestu aizpilda kāds cits, kas dokumentā apliecina, ka personas vārds patiešām ir mainījies.
Lai mainītu vārdus valsts identifikācijas dokumentā, parasti ir nepieciešams arī vārda maiņas apliecinājums un apliecinošie dokumenti. Vēl viena apliecinošo dokumentu iespēja ir pierādījums tam, ka kāds ir pabeidzis vārda maiņu parastajā likumā. Vispārējo tiesību aktu nosaukuma maiņas nav pieejamas visās jomās, taču tur, kur tās ir, kādam ir jāspēj pierādīt, ka viņa vai viņa vispār ir pazīstama ar jauno vārdu un ir bijusi noteikta laika periodā, piemēram, piecus gadus.
Daudzas aģentūras nodrošina vārda maiņas apliecinājuma veidlapas, kuras cilvēki var izmantot, lai mainītu vārdus savos ierakstos. Cilvēki var pieprasīt šādas veidlapas no ierēdņa vai reģistratūras. Veidlapā būs arī informācija par to, kāda veida apliecinošie dokumenti būs nepieciešami, ja tādi ir. Tā kā noteiktas veidlapas daļas ir jāparaksta un jāaizpilda notāra vai līdzīga pilnvarota liecinieka klātbūtnē, cilvēkiem pirms aizpildīšanas rūpīgi jāizlasa veidlapa, lai pārliecinātos, ka ir aizpildījusi to pareizi.
Vārda maiņas apliecinājumu ir iespējams arī izrakstīt ar roku. Dokumentā jānorāda personas iepriekšējais vārds, jaunais vārds un vārda maiņas spēkā stāšanās datums. Dažas organizācijas un aģentūras arī vēlas, lai cilvēki norādītu savu dzimšanas vietu un citu apstiprinošu informāciju; var ieteikt iepriekš piezvanīt un pajautāt, kāda informācija jāiekļauj vārda maiņas apliecinājumā, lai dokuments nebūtu jāaizpilda divas reizes.