Kas ir ārkārtas pirkums?

Parastos apstākļos pirkumi tiek strukturēti budžetā. Lieliem pirkumiem ir jāveic salīdzinošā iepirkšanās vai cenu pieprasīšana. Piemēram, koledža lūdz piedāvājumus no vairākiem santehnikas uzņēmumiem, lai noteiktu, kurš vislabāk atbilst tās vajadzībām, un piešķir līgumu ar labāko. Ja notiek santehnikas avārija, piemēram, pēkšņa apstāšanās, kas draud appludināt ēku vai izdalīt atkritumus universitātes pilsētiņā, koledža var apiet šo procesu, veicot ārkārtas pirkumu, lai problēmu atrisinātu.

Pirkumam ir tieši jāveicina ātra ārkārtas situācijas atrisināšana. Ir atļauts nolīgt santehniķi, lai novērstu pārtraukumu, piemēram, samaksa par paklāju tīrīšanas uzņēmumu nevar tikt uzskatīta par ārkārtas situāciju. Pieprasījumi veikt ārkārtas pirkumus var tikt noraidīti, ja problēma bija novēršama vai paredzama. Piemēram, informācijas tehnoloģiju nodaļai vajadzētu plānot novecojušo iekārtu nomaiņu, kā arī rezerves kopijas avārijas kļūmēm. Ja tā nenotiek un tīkls ir apdraudēts, avārija tika izveidota nolaidības dēļ, un tā var neatbilst ārkārtas pirkumam.

Parasti tiek ieviesti rūpīgi protokoli, lai definētu un uzraudzītu ārkārtas pirkumus. Mērķis ir novērst situācijas, kad cilvēki izmanto šo pēdējo līdzekli pamatvajadzību apmierināšanai. Ārkārtas pirkums var būt dārgāks, it īpaši, ja tas ir saistīts ar katastrofu, kas ir lielāka par organizācijas tūlītējām vajadzībām. Piemēram, viesuļvētras laikā ģeneratori var kļūt ārkārtīgi dārgi, un uzņēmumi, kuriem tie ir jāiegādājas, lai turpinātu sniegt pakalpojumus, tērēs vairāk, nekā būtu, iepriekš iegādājoties ģeneratoru, lai sagatavotos ārkārtas situācijām.

Ārkārtas pirkumam var izmantot īpašas atļaujas veidlapas. Veidlapa izskaidro situācijas būtību, definē ārkārtas situāciju un sniedz pamatojumu, lai parādītu, kā izdevumi bija nepieciešami. Darba vadītājam vai nodaļas vadītājam, iespējams, būs jāparakstās uz veidlapas, norādot, ka tā ir izskatīta un apstiprināta. Grāmatveži, kuriem ir bažas, var pieprasīt revīziju un ieteikt tādas darbības kā labāka ārkārtas situāciju plānošana nākotnē, lai šādas situācijas neatkārtotos.