Inventāra virsgrāmata ir dokuments vai dokumentu kolekcija, ko uzņēmums izmanto, lai izsekotu produktiem, pamatojoties uz daudzumu un vērtību. Tas bieži vien ļauj uzņēmumam novērtēt, kā materiāli un preces nonāk uzņēmumā, cik labi tie var iziet no pārdošanas dēļ, un novērtēt iespējamos zaudējumus. Viens izplatīts krājumu virsgrāmatas veids ir pastāvīgs, savukārt daži uzņēmumi var izvēlēties izmantot periodisku virsgrāmatu. Šie divi izplatītākie krājumu virsgrāmatas veidi atšķiras atkarībā no katra veikto atjauninājumu biežuma.
Inventāra virsgrāmatai var būt vairākas dažādas formas, lai gan tradicionāli tā ir grāmata ar daudzām lappusēm. Katrai no šīm lapām ir izkārtojums, kurā parasti ir vairākas kolonnas, kuras var izmantot, lai atzīmētu dažādu informāciju, piemēram, daudzumu, vērtību un vienumu aprakstus. Uzņēmumam parasti ir krājumu virsgrāmata ar atsevišķām lapām noteikta veida precēm, piemēram, individuālajiem kontiem. Mūsdienu tehnoloģijas ir atvieglojušas uzņēmumiem šādu virsgrāmatu kārtošanu, un daudzi uzņēmumi izmanto datoru programmatūru, lai uzturētu digitālu uzskaiti par krājumiem un precēm, kas paredzētas ražošanai vai pārdošanai.
Viens no visizplatītākajiem krājumu virsgrāmatas veidiem ir tāds, kas tiek saukts par “mūžīgo”, kas tiek pastāvīgi atjaunināts. Uzņēmumiem, kas izmanto šāda veida virsgrāmatu, parasti ir automatizēta sistēma, kas izseko produktu pārsūtīšanu pārdošanas vai ienākošo pasūtījumu dēļ. Tas nozīmē, ka, pārdodot preces, krājumu virsgrāmata tiek nekavējoties atjaunināta, lai atspoguļotu šo pārsūtīšanu, un, tiklīdz uzņēmumā nonāk jauni materiāli, tie tiek pievienoti virsgrāmatai. Lai gan šādas metodes nav praktiskas katram uzņēmumam, tās var ļaut uzņēmumam ātri izsekot krājumiem un pēc vajadzības pielāgot materiālu pasūtījumus.
Cita izplatītā krājumu virsgrāmatas forma tiek saukta par “periodisku” un tiek atjaunināta regulāri, bet ne uzreiz pēc krājumu izmaiņām. Tas parasti prasa fizisku produktu un preču uzskaiti uzņēmumā, ko pēc tam izmanto, lai pielāgotu iekšējos numurus attiecībā uz pieejamiem materiāliem. Šādas uzskaites parasti tiek veiktas pēc noteikta grafika, kas var būt no ikgadējas pilnas krājumu uzskaites līdz iknedēļas augsta riska preču novērtēšanai. Šāda veida virsgrāmata, ko izmanto periodiskai uzskaitei, parasti tiek atjaunināta retāk nekā pastāvīga, taču izmaiņas var būt dramatiskākas atkarībā no tā, kā produkti tiek pārdoti vai ienākuši laika gaitā.