Budžeta pārvaldnieks pārrauga organizācijas ieņēmumu un izdevumu procesu. Darbam ir finanšu uzskaites, prognozēšanas, audita un procesu uzraudzības elementi. Šī pozīcija var būt visas organizācijas vai projektu ietvaros. Nosaukums ir ļoti tipisks valsts aģentūrās un bezpeļņas organizācijās, taču tas var būt arī noteikta loma bezpeļņas uzņēmumos, kas nodarbojas ar projektu vadību.
Organizācijām parasti ir darbības budžets un kapitāls vai telpas un aprīkojums, budžets. Kapitāla budžets mēdz būt statisks, jo kapitālie izdevumi mēdz notikt saskaņā ar konkrētu plānu, kas prasa nelielu ikdienas pārvaldību. Tomēr darbības budžeti ir ļoti mainīgi. Šāda veida budžeti ir balstīti uz ieņēmumu un izdevumu prognozēm, kas tiek veiktas gada sākumā, bet var izrādīties neprecīzas, jo biznesa operācijas notiek reālajā laikā.
Galvenie finanšu darbinieki (CFO) vai finanšu direktori parasti nolīgst budžeta vadītājus kā vidējā līmeņa vadītājus. Budžeta pārvaldnieks risina visus darbības un kapitāla budžeta izstrādes aspektus fiskālā gada sākumā, kad organizācija plāno nākamo gadu. Tomēr viņa pienākumi nebeidzas ar nākotnes plānošanu. Budžeta pārvaldnieks arī uzrauga personālu, nodaļas vai projektus, lai nodrošinātu, ka ieņēmumi un izdevumi sasniedz budžeta mērķus. Ja ieņēmumi ir mazāki par budžetu vai izdevumi pārsniedz budžetu, budžeta vadītājs ziņo par novirzi organizācijas vadītājiem, lai varētu mainīt prognozes un plānus.
Budžeta pārvaldnieka īpašie pienākumi ietver viena vai vairāku gadu ieņēmumu un izdevumu prognožu izstrādi visā organizācijā vai projektā. Šīs prognozes parasti tiek sadalītas pa projektiem vai departamentiem, jo īpaši attiecībā uz darbības budžetiem. Tiklīdz ir apstiprināts fiskālā gada budžets, vadītājs sadarbojas ar departamentu un projektu vadītājiem, lai nodrošinātu, ka viņu darbība nepārsniedz budžeta parametrus. Budžeta pārvaldnieks bieži sazinās ar vadītājiem par darbības budžetu, dažreiz katru mēnesi, lai ziņotu par novirzēm un piedāvātu risinājumus budžeta modificēšanai, lai atspoguļotu faktiskos apstākļus.
Finanšu gada beigās vadītājs saskaņo budžetu ar faktiskajiem izdevumiem un gūtajiem ieņēmumiem un sniedz šo informāciju organizācijas vadītājiem un nodokļu speciālistiem. Pēc tam process sākas no jauna, jo gaidāmie gada budžeti tiek mainīti, lai atspoguļotu to, kas notika tikko pagājušajā gadā. Tikmēr budžeta pārvaldnieks ir atbildīgs par politikas un procedūru izveidi ieņēmumu un izdevumu ziņošanai un tāda budžeta procesa pārvaldību, kas atbilst nozares labākajai praksei.