Kas Latvijā aizstāj ASV nodokļu veidlapu W-9?

Latvijā ziņas par nodokļu maksātājiem lielā mērā ir publiskas. Uzņēmuma reģistrācijas numurs, juridiskā adrese un paraksttiesīgās personas ir redzamas Uzņēmumu reģistra datos, bet pievienotās vērtības nodokļa maksātāja statusu var pārbaudīt Valsts ieņēmumu dienesta publiskojamo datu bāzē un Eiropas Savienības darījumu partneru gadījumā arī ES sistēmā VIES. Tāpēc atsevišķs apliecinājums no darījuma partnera parasti nav nepieciešams: pietiek ar rekvizītiem līgumā vai rēķinā.

Veidlapas tiešām parādās pārrobežu situācijās. Ja Latvijas uzņēmums maksā nerezidentam un vēlas piemērot nodokļu konvencijā paredzēto atvieglojumu, ir vajadzīgs apliecinājums par saņēmēja rezidenci, ko izsniedz saņēmēja valsts nodokļu administrācija, kā arī noteiktā kārtībā aizpildīts iesniegums. Līdzīgi Latvijas rezidents var lūgt Valsts ieņēmumu dienestam izsniegt rezidences apliecību, lai ārvalstī nepiemērotu pilnu ieturējuma nodokli. Šo apliecību ir gudrāk pieprasīt pirms maksājuma, jo pēc ieturējuma nodokļa atgūšana no citas valsts budžeta ir daudz lēnāka.

Paradoksālā kārtā tieši ASV veidlapas Latvijā tomēr var nonākt uz galda. Saskaņā ar starptautisko informācijas apmaiņu par finanšu kontiem bankas un ieguldījumu pakalpojumu sniedzēji noskaidro klienta nodokļu rezidenci, un, ja pastāv saikne ar ASV, klientam var lūgt aizpildīt W-9 vai, ja viņš nav ASV persona, W-8BEN vai tās variantu. Tas nav nodokļu deklarēšanas pienākums pret ASV, bet gan klienta statusa apliecinājums finanšu iestādei. Atteikšanās aizpildīt var novest pie konta ierobežojumiem vai pie augstākas ieturējuma likmes dividendēm no ASV vērtspapīriem.

Būtiskākā atšķirība no ASV sistēmas ir tā, ka Latvijā nodokli no izmaksas parasti ietur pats izmaksātājs vai arī saņēmējs deklarē ienākumu pats, nevis saņem gada beigās apkopojošu paziņojumu no katra maksātāja. Darba devējs ietur algas nodokļus un ziņo par tiem Valsts ieņēmumu dienestam ikmēneša ziņojumā, savukārt saimnieciskās darbības veicējs vai pašnodarbinātais ienākumus deklarē gada ienākumu deklarācijā.

Praktiskā secība, slēdzot līgumu ar jaunu partneri, ir šāda. Vispirms noskaidrojiet, vai otra puse ir fiziska vai juridiska persona un vai tā ir Latvijas rezidents. Tad pārbaudiet reģistrācijas numuru Uzņēmumu reģistra datos un PVN numuru VIES sistēmā, saglabājot pārbaudes apstiprinājumu. Pēc tam ierakstiet līgumā pilnus rekvizītus un norādiet, kura puse ietur nodokli. Visbeidzot, ja partneris ir nerezidents, jau sākumā pieprasiet rezidences apliecību. Biežākā kļūda ir izrakstīt rēķinu ar nepārbaudītu PVN numuru: ja numurs nav derīgs, nulles likmes piemērošana var tikt apstrīdēta.

Otra bieža kļūda ir vākt pārāk daudz datu. Personas datus drīkst prasīt tikai tādā apjomā, kāds nepieciešams līguma izpildei un normatīvo aktu prasībām, tie jāglabā droši un nav jāsūta e-pastā bez aizsardzības. Pases kopija vai dzīvesvietas apliecinājums parastā pakalpojuma līgumā visbiežāk nav nepieciešams, un šādu prasību var arī pamatoti atteikt.